เจาะลึกกระบวนการสรรหาบุคลากรอย่างไรให้มีประสิทธิภาพสูงสุดกับ Darwinbox

การสรรหาบุคคลากร (Recruitment) คืออะไร?

การสรรหาบุคคลากร หรือ Recruitment คือกระบวนการที่ครอบคลุมตั้งแต่กระบวนการวางแผน การค้นหา และการคัดเลือกบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถ รวมไปถึงทักษะการทำงานที่เหมาะสม เพื่อเข้ามาปฏิบัติงานในตำแหน่งที่ว่างอยู่ในองค์กร ซึ่งกระบวนการสรรหาบุคลากรนี้จะเริ่มตั้งแต่การร่างขอบเขตของงานในตำแหน่งที่ว่างอยู่ (Job Description) เพื่อใช้บรรยายลักษณะงาน และกำหนดคุณสมบัติของผู้เข้าสมัครงาน การประกาศ และสื่อสารให้เกิดแรงจูงใจกับผู้สมัครที่ต้องการผ่านช่องทางต่างๆ การคัดเลือก และสัมภาษณ์ เป็นต้น โดย 5 ขั้นตอนสำคัญ ของการวนการสรรหาบุคคลากร มีดังนี้

1. การวางแผนการสรรหาบุคลากร (Recruitment Planning)
2. การกำหนดขอบเขตและคุณลักษณะงาน (Job Description and Scope of Work) และ คุณสมบัติผู้สมัคร (Qualification)
3. การประกาศเพื่อสรรหา (Job Post)
4. การคัดเลือกผู้สมัคร และสัมภาษณ์ (Profile Review and Interview)
5. การเซนสัญญาจ้างงาน (Sign Contract)

การสรรหาบุคลากร (Recruitment) เป็นส่วนสำคัญในการสร้างทีมงานที่มีศักยภาพและเพื่อความสำเร็จขององค์กร ดังนั้น กระบวนการสรรหาบุคลากรอย่างชาญฉลาด (Intelligent Recruitment Process) จึงเป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยเพิ่มโอกาสในการคัดสรรบึคลากรที่เหมาะสมและเชี่ยวชาญเข้าร่วมองค์กรของคุณ ซึ่งในปัจจุบัน นอกเหนือจากทักษะความสามารถทางด้านการปฏิบัติงานแล้ว องค์กรส่วนมากยังคำนึงถึงความเข้ากันได้ระหว่างบุคลากร และวัฒนธรรมองค์กรเป็นสำคัญอีกด้วย

การสรรหาบุคลากรภายนอกองค์กร (External Recruitment) คืออะไร? 

การสรรหาบุคลากรจากภายนอกองค์กร หรือ External Recruitment คือกระบวนการสรรหาบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถ และทักษะการทำงานที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานที่ว่างอยู่ โดยเจาะจงการสรรหาผู้สมัครที่มีความสามารถจากภายนอกองค์กรเท่านั้น ซึ่งในปัจจุบัน ช่องทางการสรรหาบุคลากร (Recruitment Channel) จากภายนอกองค์กรมีหลากหลายช่องทางทั้งออนไลน์ และออฟไลน์ ไม่ว่าจะเป็น พื้นที่ประกาศงานออนไลน์ (Online Job Boards) มหกรรมจัดหางาน (Job Fair) เครือข่ายสังคมออนไลน์เพื่อการหางาน (Social media) เช่น LinkedIn หรือ Facebook Page เป็นต้น ซึ่งแต่ละช่องทางก็มีข้อดี และเสียแตกต่างกันไป

ในทางกลับกัน การสรรหาบุคลากรภายในองค์กร (Internal Recruitment) คือการสรรหาบุคลากรที่มีคุณภาพจากพนักงานที่ทำงานอยู่เดิมภายในองค์กร เพื่อชดเชยตำแหน่งที่หาย หรือกำลังจะหายไปด้วยกระบวนการโยกย้ายหรือปรับตำแหน่งภายในองค์กร อาจเป็นไปตามแผนการปรับตำแหน่ง และเงินเดือนประจำปี (Merit Plan) หรือจะเป็นไปเป็นไปตามแผนการหาตำแหน่งงานชดเชยแบบตามสถานการณ์ (Occasional Plan) ก็ได้ ขึ้นอยู่กับความจำเป็นเหมาะสม และนโยบายขององค์กร 
 
การสร้างทีมบุคลากรที่แข็งแกร่ง สามารถทำได้ทั้งจากการสรรหาบุคลากรจากภายนอก (External Recruitment) หรือการสรรหาบุคลากรจากภายใน (Internal Recruitment) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกลยุทธ์การพัฒนาองค์กรที่แตกต่างกัน อย่างไรก็ตาม การสร้างทีมบุคลากรจากภายนอกองค์กร เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเพิ่มจำนวนบุคลากรที่มีความสามารถและความชำนาญเข้าสู่องค์กร ด้วยเหตุนี้ การสร้างทีมงานจากภายนอกจึงถือเป็นหนึ่งในขั้นตอนสำคัญที่ช่วยเสริมสร้างความสำเร็จและการเติบโตขององค์กร

ขั้นตอนการสรรหาบุคลากรอย่างมีประสิทธิภาพ

เพื่อให้การสรรหาบุคลากรของคุณมีประสิทธิภาพสูงสุด Darwinbox ได้รวบรวม 8 ขั้นตอนสำคัญพร้อมเทคนิคดีๆในการสรรหาบุคคลากรมาให้คุณ ดังนี้

1. การวางแผน และกำหนดความต้องการ (Recruitment Planning): โดยปกติแล้วขั้นตอนการวางแผนการจ้างงานมักจะถูกจัดทำก่อนเริ่มปีธุรกิจ เพื่อให้การสรรหาบุคคลากรสอดคล้องไปกับทิศทางการเติบโตขององค์กร อย่างไรก็ดี แผนการจ้างงานบุคลากรอาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลาขึ้นอยู่กับการเปลี่ยนแปลงกระทันบางอย่าง อาทิ การลาออกของพนักงาน หรือปริมาณงานที่ไม่สอดคล้องกับจำนวนคน (Work Load) เป็นต้น ดังนั้นขั้นตอนการวางแผนจึงมีความสำคัญที่ HR จำเป็นจะต้องวางแผนจำนวนคนให้เหมาะสมกับความต้องการ และการเติบโตทางด้านธุรกิจขององค์กร เพื่อสรรหาบุคลากรที่เหมาะสมมารองรับกับปริมาณงานที่จะเกิดขึ้นในแต่ละหน่วยธุรกิจ (Business Unit)

2. การกำหนดขอบเขตและคุณลักษณะงาน (Job Description and Scope of Work) และ คุณสมบัติผู้สมัคร (Qualification): การกำหนดขอบเขตการทำงาน คุณลักษณะงาน และคุณสมบัติของผู้สมัครงานถือเป็นหนึ่งในกระบวนการที่สำคัญที่สุดของการสรรหาบุคลากรที่ไม่ควรมองข้าม เนื่องจากการกำหนดข้อมูลต่างๆอย่างชัดเจน และตรงไปตรงมา จะช่วยให้คุณสรรหา และคัดกรองผู้สมัครที่ตรงกับความต้องการได้ดีมากยิ่งขึ้น ทั้งยังสามารถลดเวลาในขั้นตอนการตรวจสอบ และคัดเลือกผู้สมัคร (Profile Review) ได้อีกด้วย

3. การประกาศเพื่อสรรหา (Job Post): ในปัจจุบัน การสรรหาบุคลากรที่มีความสามารถสูงมาร่วมงานกับองค์กรเป็นเรื่องที่ทำได้ยาก เนื่องจากการแข่งขันในตลาดการจ้างงานที่สูงมากยิ่งขึ้น หรือที่รู้จักกันในนาม Talent War หรือ War of Talent มหาศึกแย่งชิงคนเก่ง ดังนั้นการสร้างแรงจูงใจเพื่อการสมัครงาน การประกาศจ้างงานอย่างสร้างสรร รวมไปถึงช่องทางการประกาศจ้างงาน จึงนับได้ว่ามีความสำคัญสูงสุด การคัดเลือกช่องทางที่เหมาะสม และมีประสิทธิภาพในการประกาศหางาน (Recruitment Channel) คือกลยุทธ์สำคัญที่จะช่วยให้คุณเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายที่คุณต้องการได้ อาทิ การใช้เครือข่ายคนรู้จัก (Networking) การประการจ้างงานผ่านเครือข่ายสังคมออนไลน์เพื่อการหางาน (Social media) เช่น LinkedIn หรือ Facebook Page หรือ พื้นที่ประกาศงานออนไลน์ (Online Job Boards) เป็นต้น

4. การตรวจสอบ และคัดเลือกผู้สมัคร (Profile Review): ขั้นตอนการตรวจสอบและคัดเลือกผู้สมัคร (Profile Review) ถือว่าเป็นขั้นตอนที่กินเวลาสูงสุดในกระบวนการสรรหาบุคคลากร เนื่องจากในขั้นตอนนี้ HR ต้องใช้เวลาในการอ่านประวัติการทำงาน (Professional Experience) และ คุณสมบัติผู้สมัคร (Candiddate Qualification) ให้ตรองตามความต้องการของแต่ละตำแหน่งงานมากที่สุดก่อนส่งต่อผู้สมัครเข้าสู่ขั้นตอนการสัมภาษณ์งานกับหัวหน้างาน ซึ่งเทคโนโลยีในปัจจุบันสามารถช่วยเหลือให้ HR สามารถตรวจสอบผู้สมัครได้ง่ายดายและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น อาทิ OCR และ Job Matching ซึ่งคือพื้นฐานของเทคโนโลยี AI ที่ช่วย HR จับคู่ Keyword สำคัญบนเอกสารสมัครงานเข้ากับคุณลักษณะงานตามที่กำหนด

5. การสัมภาษณ์งาน (Interview): นอกเหนือกจากการทำความรู้จักผู้สมัครผ่านเอกสารการสมัครงาน และเอกสารประกอบอื่นๆแล้ว การสัมภาษณ์งานก็มีบทบาทสำคัญที่ทำให้ทั้ง HR และหัวหน้างาน ได้มีโอกาสทำความรู้จัก "ว่าที่พนักงาน" ได้ดีขึ้นอีกด้วย เพราะ ทัศนคติการทำงาน มีความสำคัญเท่าเทียมกับ คุณสมบัติ ทักษะการทำงาน และอายุงาน ดังนั้น จึงมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งที่การจ้างงานแต่ละครั้ง หัวหน้างาน และเพื่อนร่วมงานควรต้องมีโอกาสในการทำความรู้จักลักษณะนิสัยในการทำงานของ "ว่าที่เพื่อนร่วมงาน" เสียก่อน ซึ่งขั้นตอน และจำนวนครั้งในการสัมภาษณ์งานผู้สมัครก็มีความแตกต่างกันไปในแต่ละวัฒนธรรมองค์กรที่ต่างกัน

6. การนำเสนอตำแหน่งงาน และผลตอบแทนการทำงาน (Job Offer): เมื่อขั้นตอนการสัมภาษณ์งานผ่านพ้นไปแล้ว ก็เข้าสู่อีกหนึ่งขั้นตอนสำคัญที่ไม่ควรมองข้ามในการว่าจ้างผู้สมัครงานที่มีความสามารถ การนำเสนอตำแหน่งงาน และค่าตอบแทนการทำงานที่เหมาะสมจะสามารถเพิ่ม "แต้มต่อ" สำคัญ ที่จะช่วยให้คุณคว้าบุคลากรที่มีความสามารถมาร่วมงานกับองค์กรของคุณได้ ซึ่งในขั้นตอนการนำเสนอตำแหน่งงาน และค่าตอบแทนการทำงานนี้ โดยมากมักมีการวางแผนมาตั้งแต่การจัดตั้งงบประมานในแต่ละปีประกอบการ ซึ่งนอกจากค่าตอบแทนที่เหมาะสมจะเป็นปัจจัยสำคัญในการตอบรับการเสนองานแล้ว ทิศทางการเติบโตในหน้าที่การทำงานไปพร้อมกับการเติบโตขององค์กรในแต่ละปีก็มีส่วนสำคัญในการพิจารณาตอบรับข้อเสนองานอีกด้วย

7. การติดตาม และประเมินผล (Candidte Follow Up): คือขั้นตอนในการติดตามความพึงพอใจของผู้สมัครงาน ต่อผลตอบแทนการทำงาน และตำแหน่งงานที่นำเสนอไปแล้วนั้น ในขั้นตอนนี้อาจรวมไปถึงการพิจารณาและต่อรองค่าตอบแทนการทำงานระหว่างองค์กร และผู้สมัครงานอีกด้วย การติดตามและประเมินผลนี้สามารถทำได้หลากหลายช่องทาง ไม่ว่าจะเป็นทางโทรศัพท์ อีเมล หรือแม้กระทั่งการนัดผู้สมัครเข้ามาที่สำนักงานเพื่อสร้างแรงจูงใจและการต่อรองที่มีประสิทธิภาพ

8. การเซนสัญญาจ้างงาน (Sign Contract): หากขั้นตอนการติดตาม และการประเมินผลผ่านพ้นไปด้วยดี ผู้สมัครงานตัดสินใจตอบรับข้อเสนองานแล้วนั้น ขึ้นตอนสุดท้ายในกระบวนการสรรหาบุคลากรก็คือขั้นตอนในการลงนามสัญญาการจ้างงาน ด้วยเทคโนโลยีในปัจจุบัน ขั้นต้องการลงนามในสัญญาการจ้างงาน สามารถทำได้ทั้งแบบ online และ offline HR ในนามบริษัทสามารถส่งผ่านเอกสารให้แก่ผู้สมัครเพื่อลงนามด้วยลายเซนต์ดิจิทัล (Digital Signature) ซึ่งลายเซนต์บนเอกสารนี้ได้รับการรับรองตามกฎหมาย