การวิเคราะห์ข้อมูลบุคลากร กุญแจสำคัญที่นำไปสู่ความสำเร็จในการบริหารงานทรัพยากรบุคคล

การวิเคราะห์ข้อมูลบุคคล (People Analytics) คืออะไร?

การวิเคราะห์ข้อมูลบุคคล หรือ People Analytics คือการใช้เทคโนโลยีในการรวบรวมข้อมูลของพนักงานในองค์กรที่หลากหลายจำนวนมาก มาทำการประมวล วิเคราะห์ และรายงานผล ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้หัวหน้างาน ตลอดจนผู้บริหารเห็นภาพรวม และทิศทาง ทั้งการทำงาน ประสิทธิภาพการทำงาน ความพร้อม และอื่นๆอีกมากมายของพนักงานในองค์กร เพื่อใช้ในการตัดสินใจว่าควรวางแผน ปรับปรุง เปลี่ยนแปลง หรือยกระดับการบริหารงานทั้งเชิงบุคคล และเชิงธุรกิจไปในทิศทางใด

ในปัจจุบันที่เทคโนโลยีมีความก้าวหน้าขึ้นอย่างมาก ทำให้การวิเคราะห์ข้อมูลพนักงานจึงไม่ใช้เพียงการรวบรวมข้อมูลเพื่อวิเคราะห์ และรายงานผลอีกต่อไป แต่ยังเป็นการวิเคราะห์เพื่อรายงานแนวโน้ม และความน่าจะเป็นที่สามารถเกิดขึ้นได้ด้วยเทคโนโลยี AI อาทิ การวิเคราะห์ข้อมูลผลการปฏิบัติงาน ร่วมด้วยข้อมูลการจ่ายค่าตอบแทนการทำงาน เพื่อบอกทิศทาง หรือแนวโน้มการลาออกของพนักงาน เป็นต้น

People Analytics หรือการวิเคราะห์ข้อมูลบุคคล มีความสำคัญเป็นอย่างมากต่อการวางกลยุทธ์การพัฒนาบุคคล (People Strategy) ที่องค์กรต่างๆในประเทศไทยหันมาให้ความสนใจมากยิ่งขึ้น ด้วยทิศทางการพัฒนาของบุคคลในองค์กรส่งผลโดยตรงต่อทิศทางการดำเนินการทางธุรกิจ

ขั้นตอนการวิเคราะห์ข้อมูลบุคคล (People Analytics) มีอะไรบ้าง?

ด้วยงานวิเคราะห์ข้อมูลเป็นงานที่ละเอียดอ่อน และต้องการข้อมูลองค์ประกอบแวดล้อมจำนนมาก เพื่อให้รายงานที่เกิดจากการวิเคราะห์ และประเมินผลข้อมูลเป็นรายงานที่ใกล้เคียงกับความเป็นจริงมากที่สุด ขั้นตอนในการวิเคราะห์ข้อมูลจึงมากขึ้นตามไปด้วย อย่างไรก็ดี เราสามารถแบ่ง และระบุขั้นตอนสำคัญได้ออกเป็น 6 ขั้นตอน ดังนี้

1. ระบุปัญหา หรือสิ่งที่องค์กรต้องการพัฒนา (Defining)
2. ระบุผลลัพธ์ที่ต้องการจากการแก้ปัญหา หรือประโยชน์ที่ได้รับจากการนำข้อมูลไปใช้พัฒนา (Developing Hypothesis / Result)
3. เก็บรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นต่อการวิเคราะห์ (Collecting Data)
4. วิเคราะห์ข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาอย่างเป็นกลาง (Analyzing Data)
5. รวบรวมผลการวิเคราะห์ข้อมูล และแนวโน้มของสิ่งที่อาจเกิดขึ้นออกเป็นรายงาน (Generating Report and Forecasting Trend)
6. รายงานผลการวิเคราะห์ข้อมูลให้สอดคล้องกับประเด็นปัญหาที่ตั้งไว้ให้แก่ผู้บริหาร (Reporting to Executives / Communicating to stakeholders)
7. วางแผนกลยุทธ์เพื่อแก้ไขปัญหา หรือพัฒนากระบวนการ (Planning Framework / Creating Strategy)

อะไรคือประโยชน์ที่ได้รับจากการวิเคราะห์ข้อมูลบุคลากร (People Analytics)?

การวิเคราะห์ข้อมูลบุคลากร หรือ People Analytics เป็นกระบวนการเก็บรวบรวมข้อมูลของบุคคลากรในองค์กรแล้วนำมาวิเคราะห์ และประมวลผลเพื่อทำความเข้าใจและปรับปรุงกระบวนการทางฝ่ายทรัพยากรบุคคลในองค์กร การนำข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์ไปใช้งานสามารถทำได้หลากหลายวิธี และสามารถก่อให้เกิดประโยชน์ได้มากมาย ดังนี้

1. สร้างความพึงพอใจ และความเข้าใจระหว่างพนักงานและองค์กร (Employee Engagement):

HR และองค์กรสามารถสร้างความสัมพันธ์อันดีกับพนักงานได้ผ่านความเข้าใจที่ถูกต้องต่อความต้องการของพนักงาน อาทิ ความก้าวหน้าทางหน้าที่การงาน ปริมาณงานที่เหมาะสม ผลตอบแทน หรือค่าชดเชยที่ควรได้รับ การดูแลทางด้านสุขภาพกาย และใจ สภาพแวดล้อมในที่ทำงาน เป็นต้น หาก HR มีความเข้าใจที่ถูกต้องและสามารถหาจุดร่วมความต้องการของพนักงานส่วนใหญ่ในองค์กรได้ การพัฒนาแผนงานเพื่อสร้างความผูกพันธ์ระหว่างองค์กร กับพนักงาน ก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป

2. การวางแผนจัดการกำลังคนในองค์กร (Manpower Planning):

การรักษากำลังคนในองค์กร โดยเฉพาะกลุ่ม 'ทาเลนท์' นับเป็นเรื่องยากในยุคปัจจุบัน ที่โอกาสทางหน้าที่การงานสามารถเข้าถึงได้ง่ายผ่านช่องทางออนไลน์ การเปลี่ยนแปลงทางด้านกำลังคนจึงเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว ดังนั้นหาก HR สามารถวางแผน และจัดการกำลังคนล่วงหน้าผ่านการวิเคราะห์ข้อมูลบุคลากรได้คงดีไม่น้อย ด้วยเทคโนโลยี AI บนระบบ HCM จาก Darwinbox สามารถช่วยวิเคราะห์ข้อมูลแนวโน้มการลาออก รวมไปถึงปัจจัยที่อาจสามารถรักษาพนักงานไว้ได้ อาทิ อายุงาน และผลประเมินประสิทธิภาพการทำงานควรสอดคล้องกับการเลื่อนตำแหน่งงาน และผลตอบแทนการทำงาน เป็นต้น จึงมีความเป็นไปได้สูงว่าหากดัชนีชี้วัดเหล่านี้ไม่สอดคล้องกัน พนักงานคนนั้นๆก็มีสิทธิพิจารณาการลาออก ซึ่งการแจ้งเตือนเหล่านี้บนระบบจะช่วยให้ HR สามารถหาข้อเสนอที่เหมาะสมเพื่อรักษาพนักงานคุณภาพไว้กับองค์กรได้

3. การพัฒนาศักยภาพบุคลากรในองค์กร (Talent Development - Management):

บุคคลากรคุณภาพถือเป็นรากฐานสำคัญของการเติบโตขององค์กร ดังนั้นการพัฒนาศักยภาพ และทักษะของพนักงานในองค์กรจึงมีความสำคัญเป็นอย่างมากต่อการเติบโตทางธุรกิจ ด้วยเหตุนี้ความท้าทายจึงตกอยู่กับ HR ในการระบุตัวพนักงาน ว่าพนักงานคนใดจำเป็นต้องได้รับการพัฒนา ฝึกฝน หรือต่อยอดทักษะการทำงานทางด้านใด ด้วยวิธีใด และจุดประสงค์ใด การวิเคราะห์ข้อมูลพนักงานจึงก้าวเข้ามามีบทบาทสำคัญในการเก็บรวบรวม คัดกรอง และวิเคราะห์ข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้อง เพื่อให้หลักสูตรการพัฒนาศักยภาพพนักงาน ตอบโจทย์ความต้องการของพนักงานแต่ละคน และจุดประสงค์หลักขององค์กรที่สุด ข้อมูลสำคัญประกอบการวิเคราะห์ อาทิ ตำแหน่งงาน (Position) ผลประเมินการปฏิบัติงาน (Evaluation Result) ความคาดหวังในตำแหน่งงาน (Self-Succession Plan) ตำแหน่งที่กำลังว่างลง และกำลังคนทดแทนในองค์กร (Successor Plan) เป็นต้น

4. ระบุแนวโน้มเพื่อป้องกันปัญหาทางด้านบุคลากรที่อาจเกิดขึ้น (Forecasting Trend and Preventing Issue):

การวิเคราะห์ข้อมูลบุคลากรเพื่อการตั้งสมมุตฐานในการระบุแนวโน้มของปัญหาที่อาจเกิดขึ้นให้สอดคล้องกับกลยุทธ์การพัฒนาองค์กร สามารถช่วยให้ HR ป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ ซึ่งในบางครั้งปัญหาเหล่านั้นอาจเป็นอุปสรรคสำคัญที่ขัดขวางการเจริญเติบโตขององค์กร อาทิ แนวโน้มกำลังคนในอนาคตเพื่อตอบโจทย์การเติบโตทางธุรกิจ ระบุรายนามบุคลากรในองค์กรที่สามารถทดแทนตำแหน่งที่กำลังว่างลง เป็นต้น ซึ่งเทคโนโลยีในปัจจุบันสามารถช่วยเหลือ HR ในการวิเคราะห์ข้อมูลบุคลากร เพื่อการวิเคราะห์ และระบุแนวโน้มที่ตรงจุดมากยิ่งขึ้น ทั้ง HR ยังสามารถกำหนดวัตถุประสงค์ในการวิเคราะห์ให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กร เพื่อเรียกดูข้อมูลที่จำเป็นได้อีกด้วย

5. การวางแผนกลยุทธ์ทางด้านทรัพยากรบุคคล (People Strategic Planning): 

จุดประสงค์หลักของการวิเคราะห์ข้อมูลบุคลากรก็เพื่อช่วยให้ HR สามารถวางกลยุทธ์ที่เหมาะสม แม่นยำ ต่อการพัฒนาขององค์กรเพื่อตอบโจทย์ทั้งในสถานการณ์ปัจจุบัน และวางแผนเพื่ออนาคต ดังนั้นจึงอาจสามารถกล่าวได้ว่า การวิเคราะห์ข้อมูลบุคลากรมีทั้งความสำคัญ และจำเป็นอย่างยิ่งต่อการพัฒนาทางด้านธุรกิจเพื่อตอบรับการเติบโตขององค์กรนั่นเอง

ที่กล่าวมาข้างต้นนี้เป็นประโยชน์เพียงส่วนเดียวของการรวบรวมข้อมูลพนักงานเพื่อนำมาวิเคราะห์เท่านั้น HR และองค์กรยังสามารถนำข้อมูลบุคลากรมาวิเคราะห์ร่วมด้วยเทคโนโลยี AI เพื่อสร้างประโยชน์ได้อีกมามากมาย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจ กลยุทธ์ และทิศทางการพัฒนาและการบริหารงานของแต่ละองค์กรเป็นสำคัญ

การวิเคราะห์ข้อมูลบุคลากรกับการทำแผนผู้สืบทอดตำแหน่งงาน

อย่างที่ทราบกันดีว่าในปัจจุบันหนึ่งในกลยุทธ์ที่สำคัญในการบริหารงานทรัพยากรบุคคลภายในองค์กรคือ การรักษาทาเลนท์หรือพนักงานคุณภาพไว้กับองค์กร แต่หากว่าคุณไม่สามารถรักษาพนักงานเหล่านั้นไว้ได้หล่ะ? เนื่องจากการดำเนินธุรกิจ “ต้องไม่สะดุด” ดังนั้นอีกหนึ่งกลยุทธ์ที่ควรนำมาใช้ควบคู่กันคือ “การวางแผนผู้สืบทอด” หรือการวางตัวพนักงานที่จะมาชดเชยตำแหน่งที่กำลังจะว่างลงนั่นเอง

แต่คุณจะบอกได้อย่างไรว่า ท่ามกลางพนักงานจำนวนนับพันภายในองค์กรของคุณ ใครคือผู้ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดที่จะมานั่งแทนตำแหน่งที่กำลังจะว่างลง โดยเฉพาะหากตำแหน่งงานนั้นๆเป็นตำแหน่งที่มีความสำคัญภายในองค์กร... คำตอบคือ “ข้อมูลเชิงลึกของพนักงาน”

หัวหน้างาน หรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการทำแผนการชดเชยตำแหน่ง หรือแผนผู้สืบทอดจำเป็นที่จะต้องมีข้อมูลเชิงลึกที่เกี่ยวข้องกับพนักงานทุกคนภายในองค์กร โดยเน้นจำเพาะเจาะจงไปที่คุณสมบัติการทำงานที่ต้องการสำหรับแต่ละตำแหน่งงานนั้นๆ อย่างไรก็ดีการให้ “บุคคล” วิเคราะห์ และตัดสินว่าพนักงานคนใด มี หรือไม่มี คุณสมบัติในการเลื่อนตำแหน่ง หรือเข้ารับตำแหน่งแทนนั้น นอกจากจะเสียเวลาและอาจเกิดข้อผิดพลาดได้แล้ว อาจเกิดกรณีใช้อคติส่วนตัวในการตัดสินใจได้อีกด้วย ซึ่งในส่วนนี้ เทคโนโลยีการวิเคราะห์ข้อมูลบุคลากรจึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในการช่วยวิเคราะห์ และสรรหาบุคลากรที่จะมาชดเชยตำแหน่งงานนั่นเอง โดยนอกจากจะมีความรวดเร็วในการทำงานและขจัดปัญหาเรื่องอคติได้แล้ว เทคโนโลยีการวิเคราะห์ข้อมูลบุคลากรยังสามารถวิเคราะห์ และสรุปผลได้ครอบคลุมมากยิ่งขึ้น ทั้งยังสามารถแสดงผลผ่านทางแดชบอร์ดโดยแสดงข้อมูลสำคัญที่ผ่านการวิเคราะห์ ประเมินผล และมีความจำเป็นทั้งหมดไว้ภายในหน้าแดชบอร์ดเดียว ทั้งยังจัดลำดับความเหมาะสมของพนักงานตามคะแนนเป็นลำดับ ตามการป้อนค่าคุณสมบัติที่ต้องการได้อีกด้วย

‘กลยุทธ์การวางแผนผู้สืบทอด’ ยังมีรายละเอียดอีกมากมายที่น่าสนใจ โดย Darwinbox จะกลับมาอีกครั้งกับบทความที่จะเจาะลึกถึงกระบวนการ และขั้นตอนการวางแผนผู้สืบทอดภายในองค์กร รวมทั้งประโยขน์ที่องค์กรจะได้รับจากการวางแผนกลยุทธ์นี้อีกด้วย!