กลยุทธ์การวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่ง: ทำอย่างไรจึงประสบความสำเร็จ

ก่อนจะเข้าสู่เนื้อหาสำคัญของการ “วางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งอย่างไรให้ประสบความสำเร็จ” เราคงต้องมาทำความเข้าใจก่อนว่าการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งคืออะไร และมีความสำคัญอย่างไรกับองค์กร โดยเฉพาะการทำงานในยุคปัจจุบันที่มีความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ทั้งในแง่กระบวนการทำงาน และ “คนทำงาน”

การวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่ง (Succession Plan) คืออะไร

Succession Planning หรือกระบวนการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งเป็นกระบวนการทางด้านการบริหารงานทรัพยากรบุคคลเชิงรุกที่ช่วยองค์กรป้องกันความเสี่ยงในการขาดกำลังบุคลากรในตำแหน่งที่สำคัญๆ ซึ่งกระบวนการนี้จัดอยู่ในกลุ่ม Human Resource Development (HRD) การพัฒนาทรัพยากรบุคคล โดยกระบวนการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งนี้จะช่วยองค์กรประเมินสถานการณ์และวางแผนล่วงหน้าเกี่ยวกับตำแหน่งงานภายในองค์กรที่กำลังจะว่างลง เพื่อสรรหาบุคลากรภายในองค์กรทดแทนตำแหน่งงานนั้นๆ ทั้งนี้กระบวนการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งจะช่วยให้องค์กรสามารถบริหารงานทางด้านธุรกิจได้อย่างไม่มีสะดุดเนื่องจากขาดบุคลากร ดังนั้นอาจบอกได้ว่ากระบวนการนี้เป็นหนึ่งในกระบวนการสรรหาบุคลากรภายในองค์กรเชิงรุก (Internal Recruitment) ที่ถือเป็นกลยุทธ์สำคัญในการดำเนินธุรกิจเลยก็ว่าได้

ความสำคัญ และประโยชน์ของการทำแผนผู้สืบทอดตำแหน่ง (Succession Plan)

Succession Planning ถือเป็นกลยุทธ์ที่สำคัญเป็นอย่างยิ่งต่อการดำเนินธุรกิจระยะยาว โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนมาก และมีความซับซ้อนทางด้านโครงสร้างองค์กร (Organization Structure) องค์กรเหล่านั้นจึงต้องมีการเตรียมความพร้อมล่วงหน้าในการค้นหา และระบุตัวพนักงานงานที่มีความสามารถ (Talent) เพื่อเตรียมความพร้อมให้พนักงานเหล่านั้น ในกรณีที่ต้องมีการสับเปลี่ยน ชดเชยตำแหน่งที่สามารถเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา

การสืบทอดตำแหน่งอาจฟังดูง่าย แต่อันที่จริงแล้วการโยกย้ายพนักงานตำแหน่งใด ตำแหน่งหนึ่งสามารถส่งผลกระทบต่อทั้งโครงสร้างองค์กรได้เลยทีเดียว ลองจินตนาการดูง่ายๆว่าหากองค์กรหนึ่งๆมีลำดับตำแหน่งงานอยู่ 5ระดับคือ ผู้บริหาร (C-Level), ผู้อำนวยการ (Director), ผู้จัดการ (Manager), หัวหน้างาน (Team Leads) และพนักงาน (Employees) หากผู้บริหารกำลังจะลาออก และผู้อำนวยการจะขึ้นรับตำแหน่งแทน พนักงานคนใด หรือตำแหน่งใดจะถูกเลื่อนมาทดแทนตำแหน่งของผู้อำนวยการ และใครจะถูกเลื่อนมาทดแทนตำแหน่งที่ว่างลงนั้นเป็นทอดๆกันไป ซึ่งในความเป็นจริงแล้วโครงสร้างองค์มีความซับซ้อนกว่าที่ยกตัวอย่างมามากนัก วันนี้ Darwinbox จึงช่วยคุณรวบรวมความสำคัญ และประโยชน์ที่คุณจะได้รับในการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งดังนี้

1. สามารถช่วยให้องค์กรประเมินความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจอยู่เสมอ (Risk Management):

ในทุกการดำเนินธุรกิจองค์กรควรมีการประเมินความเสี่ยง และข้อได้เปรียบของตนอยู่เสมอ การทำ Succession Plan นี้จะช่วยให้องค์กรสามารถประเมินความเสี่ยง รวมถึงข้อได้เปรียบทางด้านทรัพยากรบุคคล เพื่อค้นหาว่าภายในองค์กรของคุณมีกำลังคนที่มีความสามารถ (Talent) อยู่เท่าใด และเขาเหล่านั้นเป็นใครบ้าง ซึ่งจะช่วยในการวางแผนการใช้งานกำลังคนอย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพต่อไป

2. การวางแผนทางด้านสายอาชีพ (Career Planning):

ความสามารถในการระบุตัวพนักงานที่มีความสามารถ และศักยภาพในการทำงานจากกระบวนการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งจะช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนการใช้งานกำลังคนได้อย่างเหมาะสม และมีประสิทธิภาพ ในขณะเดียวกันยังสามารถช่วยวางแผนพัฒนาศักยภาพเฉพาะตัวของพนักงานแต่ละบุคคลได้อย่างเหมาะสมให้เป็นไปตามการวางแผนอาชีพของพนักงานเหล่านั้นอีกด้วย ซึ่งในขั้นตอนนี้จะช่วยให้องค์กรสามารถรักษาพนักงานที่มีความสามารถให้อยู่กับองค์กรได้นานยิ่งขึ้น

3. เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน (Employee Engagement):

การทำ Succession Planning สามารถใช้เป็นหนึ่งในเครื่องมือการสร้างแรงจูงใจในการสำหรับพนักงานในการให้ความร่วมมือกับองค์กรได้อีกด้วย หากพนักงานรับรู้ว่าองค์กรมีนโยบายในการส่งเสริมการทำงาน และการเลื่อนตำแหน่งานตามความสามารถ และศักยภาพในการทำงาน จะช่วยให้พนักงานมีแรงจูงใจ และขวัญกำลังใจในการทำงานได้ดียิ่งขึ้น 

4. สร้างความโปร่งใสในการบริหารงานภายในองค์กร (Business Transparency):

นอกจากจะเป็นเครื่องมือสร้างแรงจูงใจในการทำงาน และเพิ่มการมีส่วนร่วมในองค์กรให้กับพนักงานแล้ว การวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งด้วยการกำหนดเกณฑ์ และนโยบายที่ชัดเจนจะช่วยเพิ่มความโปร่งใสในที่ทำงาน ขจัดปัญหาระบบอุปถัมภ์ ให้พนักงานเกิดความเชื่อถือ และไว้วางใจในการทำงานกับองค์กร

5. 5. การบริหารธุรกิจอย่างต่อเนื่อง (Business Continuity Management - BCM):

กระบวนการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่ง Succession Planning จะช่วยให้องค์การสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างต่อเนื่องไม่มีสะดุด การขาดบุคลากรระดับปฏิบัติการอาจไม่ส่งผลเสียมากเกินไปกว่าปัญหาการกระจายงาน (Workload) แต่หากตำแหน่งที่ว่างลงเป็นตำแหน่งสำคัญระดับผู้บริหารที่มีสิทธิในการตัดสินใจดำเนินงาน (Decision Makers) คงส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจ (Business Impact) เป็นวงกว้างเป็นแน่ ซึ่งผลกระทบนี้อาจร้ายแรงจนทำให้เกิดการหยุดชะงักในการดำเนินธุรกิจได้เลยทีเดียว

กระบวนการทำแผนผู้สืบทอดตำแหน่ง (Succession Plan)

รายละเอียดกระบวนการ หรือขั้นตอนในการทำแผนผู้สืบทอดตำแหน่งอาจแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กรขึ้นอยู่กับกลยุทธ์ของแต่ละที่ รวมถึงรายละเอียดที่ต้องการระบุให้ชัดเจนในแต่ละขั้นตอนซึ่งมีทั้งแบบ 4ขั้นตอน และ 6ขั้นตอน อย่างไรก็ดีไม่ว่าจำนวนขั้นตอนอาจมีความแตกต่างกันไปบ้าง แต่หลักการ และวัตถุประสงค์ยังคงเหมือนกันทุกประการ ซึ่งวันนี้ Darwinbox ขอนำเสนอขั้นตอนในการทำแผนผู้สืบทอดตำแหน่ง Succession Planning แบบ 6ขั้นตอนดังนี้

1. ระบุตำแหน่งสำคัญ ที่จำเป็นต้องวางแผนผู้สืบทอด (Identify High-Impact Roles):

การวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งไม่มีความจำเป็น และไม่ควรทำทุกตำแหน่ง เนื่องจากต้องใช้เวลา และงบประมาณในการทำมาก จึงควรเลือกทำในเฉพาะตำแหน่งสำคัญ (High-Impact) ที่จะส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจ (Mission Critical Position) เท่านั้น

โดยวิธีการระบุตำแหน่งที่มีความจำเป็นต้องวางแผนผู้สืบทอดนั้นต้องมีการวิเคราะห์ผังองค์กร (Organization Structure) ร่วมกันระหว่าง HR และผู้บริหารระดับสูงเพื่อระบุตำแหน่งงานที่จะสร้างผลกระทบต่อความสำเร็จขององค์ที่ไม่สามารถขาดได้เพื่อเตรียมระบุผู้สืบทอดตำแหน่ง (Successor) ต่อไป ตำแหน่งที่มีความสำคัญที่จำเป็นต้องวางตัวผู้สืบทอดอาทิ ผู้บริหาร (C-Level), ผู้อำนวยการ (Director), ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะ (Specialized Technical Roles) เป็นต้น

2. ตั้งเกณฑ์คัดเลือกผู้สืบทอด (Skill and Competency Criteria Setup):

เมื่อได้ตำแหน่งที่มีความจำเป็นต้องวางแผนผู้สืบทอดแล้ว HR และผู้บริหารระดับสูงจำเป็นต้องทำการวิเคราะห์คุณสมบัติ และความสามารถที่พึงมีของผู้ดำรงตำแหน่งนั้น เพื่อใช้เป็นเกณฑ์ในการวัด และประเมิน เพื่อระบุมีคุณสมบัติในการเป็นผู้สืบทอดต่อไป

3. ค้นหา ระบุตัว และจัดลำดับผู้สืบทอด (Search, Identify and Grade Successors):

แน่นอนว่าองค์กรที่แข็งแกร่งควรจะต้องมีพนักงานคุณภาพ (Talent) ที่เหมาะสมจะเป็นผู้สืบทอดตำแหน่ง (Successor) มากกว่าหนึ่งคน แต่เราจะรู้ได้อย่างไรว่าพนักงานคนไหนเหมาะสมที่สุด? และเพื่อป้องกันความเสี่ยงที่อาเกิดขึ้นหากไม่ใช่พนักงานคนนั้น จะมีพนักงานคนอื่นหรือไม่? ดังนั้นสิ่งที่องค์กรควรทำคือการคัดเลือกพนักงานผู้มีความสามารถในการสืบทอดตำแหน่งมากกว่าหนึ่งคน โดยประเมินความสามารถในการปฏิบัติงานของพนักงานเหล่านั้นตามเกณฑ์การคัดเลือก ซึ่งโดยปรกติแล้วเกณฑ์การคัดเลือกนั้นควรจะถูกระบุอยู่ในกระบวนการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน (Performance Management) แล้วนำผลประเมินนั้นมาวิเคราะห์เชิงลึกต่อไปเพื่อใช้ในการจัดลำดับความเหมาะสมด้วยคะแนนตามผลการประเมิน (Evaluation Scores)

4. วางแผนพัฒนาทักษะ และความสามารถของผู้สืบทอด (Skill and Competency Development Planning):

แผนพัฒนาและประเมินผู้สืบทอดควรถูกแบ่งเป็น 2ระดับ คือระดับองค์กร โดยใช้เครื่องมือการประเมินผลการปฏิบัติงานแบบสากล ไม่ว่าจะเป็น KPIs หรือ OKRs และแผนการพัฒนาและประเมินส่วนบุคคล (Individual Development Plan - IDP) ซึ่งเป็นการตั้งหมายการพัฒนาศักยภาพด้วยตัวของพนักงานเอง ทั้งนี้ HR ความวางแผนการพัฒนาศักยภาพให้เป็นไปตามวัตุประสงค์ และเกณฑ์ที่ระบุก่อนหน้าโดยวิเคราะห์จากทักษะความสามารถที่พนักงานยังขาดอยู่ (Skill and Competency Gaps) เมื่อเปรียบเทียบกับเป้าหมายซึ่งก็คือเกณฑ์ที่ใช้ในการคัดเลือกผู้สืบทอดตำแหน่งนั่นเอง

5. ขับเคลื่อนการใช้งานแผนผู้สืบทอด (Succession Plan Implementation)

คือกระบวนการนำแผนงานไปใช้จริง โดยเริ่มจากการประกาศการใช้งานกับพนักงานในองค์กรผ่านเครื่องมือสื่อสารต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการประกาศผ่านอีเมล, หน้าประกาศบนระบบบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลที่ใช้งานอยู่ (HCM Platform), งานประชุมประจำไตรมาส (Town Hall) ฯลฯ การใช้งานแผนดังกล่าวควรเป็นไปอย่างโปร่งใสและจริงจัง ดังนั้นควรมีการจัดการฝึกสอนการใช้งาน (Training) เพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจที่ถูกต้องให้แก่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกฝ่าย ทั้งระดับพนักงาน และหัวหน้างาน การใช้งานแผนผู้สืบทอดจึงจะสามารถเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

6. ประเมินผล และพัฒนาแผนไปพร้อมกับการพัฒนาศักยภาพผู้สืบทอด (Evaluate and Develop Plan Together with Successor)

ไม่มีแผนงานได้ใช้ได้อย่างถาวร “สิ่งที่ดีที่สุดในวันนี้ ไม่ได้หมายความว่าจะดีที่สุดเสมอไป” นี่คือหลักการง่ายของการ “พัฒนา” อย่างไม่หยุดยั้ง ดั้งนั้นทั้ง HR และผู้บริหารระดับสูงที่มีส่วนเกี่ยวข้องควรระบุรอบการประเมินการใช้งานแผนให้เหมาะสม และเป็นไปตามกลยุทธ์ทางด้านธุรกิจตลอดเวลา ในขณะเดียวกันผู้สืบทอด (Successor) ก็ควรได้รับการประเมินความก้าวหน้าในการพัฒนาทักษะ และความสามารถเช่นกัน

เครื่องมือ และเทคโนโลยีที่ใช้ในกระบวนการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่ง 

หากทุกท่านอ่านบทความมาจนถึงบรรทัดนี้คงจะสามารถคาดเดาได้ไม่มากก็น้อยถึงเครื่องมือ และเทคโนโลยีที่พึงมีที่จะช่วยให้กระบวนการทำแผนผู้สืบทอด (Succession Planning) เป็นไปด้อย่างมีประสิทธิภาพ Darwinbox เอง ได้รวบรวมเทคโนโลยี และเครื่องมือพื้นฐานที่ควรมีดังนี้

1. ระบบ HR ที่ครอบคลุมการทำงานทั้ง Human Resource Management (HRM) และ Human Resource Development (HRD) 
2. ระบบประเมินผลการทำงานระดับองค์กร (Performance Management System - PMS) โดยมี 2 เครื่องมือให้ใช้งานคือ: 

    2.1 Key Performance Indicators (KPIs) 

    2.2 Objectives and Key Results (OKRs) 

3. ระบบช่วยฝึกสอนเพื่อพัฒนาทักษะความสามารถของพนักงาน (Learning Management System - LMS) 
4. เทคโนโลยี AI เพื่อช่วยวิเคราะห์ และจัดลำดับความสำคัญของข้อมูล (A.I. Stack Ranking) 
5. แดชบอร์ดที่สามารถแสดงผลข้อมูลที่เกี่ยวข้องทุกอย่างไว้ในที่เดียวกัน (Single Source of Truth Dashboard – SSOT Dashboard) 

อย่างไรก็ดีเทคโนโลยีที่ดีถือเป็นเพียงเครื่องมือพื้นฐานหนึ่งที่ควรมีเท่านั้น สิ่งที่สำคัญที่สุดในการทำแผนผู้สืบทอดให้มีประสิทธิภาพสูงสุดคือการกำหนดกลยุทธ์องค์กรที่ชัดเจน และคอยปรับปรุงและพัฒนาแผนให้มีประสิทธิภาพอยู่เสมอ

โดยสรุปแล้วการทำ Succession Planning หรือการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งเป็นกระบวนการค้นหา ระบุ และเตรียมความพร้อมให้แก่พนักงานที่มีคุณสมบัติที่เหมาะสม เพื่อมารองรับตำแหน่งที่อาจว่างลงในอนาคต ทั้งนี้กระบวนการนี้เป็นการลดความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจให้แก่องค์กรใรกรณีที่อาจเกิดการขาดบุคลากรในการทำงาน